CHƯƠNG TRÌNH 12 THÁNG

SETUP PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN CHO DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1. Mục tiêu chương trình

Sau 12 tháng, doanh nghiệp cần đạt được:

• Có bộ khung phòng tài chính - kế toán rõ vai trò, việc và trách nhiệm
• Có quy trình chính: mua, bán, sản xuất, kho, thu, chi
• Có biểu mẫu chứng từ phù hợp với thực tế doanh nghiệp
• Có dữ liệu gốc, hệ thống mã và định mức sản xuất để quản lý
• Có cơ chế ghi nhận theo ngày
• Có phương pháp tính giá thành phù hợp
• Có bộ báo cáo nền và bộ báo cáo quản trị
• Có số liệu kho, công nợ, doanh thu, chi phí bám sát thực tế hơn
• Giám đốc đọc được báo cáo và dùng báo cáo để điều hành
• Kế toán lập được báo cáo, giải thích được số và phân tích được số

2. Cấu trúc chương trình

Chương trình chia làm 2 giai đoạn:

Giai đoạn 1: 6 tháng đầu

Xây dựng nền phòng tài chính - kế toán

Mục tiêu:

• Dựng khung
• Dựng quy trình
• Dựng chứng từ
• Dựng dữ liệu
• Dựng định mức
• Dựng cách ghi nhận
• Dựng nền giá thành và báo cáo

Giai đoạn 2: 6 tháng sau

Chuẩn hóa số liệu, báo cáo quản trị và chuyển giao năng lực sử dụng số

Mục tiêu:

• Chuẩn hóa số trên báo cáo
• Làm sổ sách khớp hơn với thực tế
• Chuẩn hóa báo cáo quản trị
• Hướng dẫn giám đốc đọc báo cáo
• Chuyển giao kỹ năng lập và phân tích báo cáo cho kế toán

3. LỘ TRÌNH CHI TIẾT 12 THÁNG

GIAI ĐOẠN 1: XÂY DỰNG NỀN

THÁNG 1-2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG, DỰNG BỘ KHUNG VÀ THIẾT KẾ ĐỊNH MỨC SẢN XUẤT

Mục tiêu

Làm rõ hiện trạng doanh nghiệp, dựng bộ khung vận hành cho phòng tài chính - kế toán, viết các quy trình chính, xây biểu mẫu chứng từ, chuẩn hóa dữ liệu gốc, thiết kế định mức sản xuất và đào tạo lại kế toán để hiểu đúng bản chất hạch toán và các nguyên tắc thuế liên quan trực tiếp đến ghi nhận nghiệp vụ.

Nội dung triển khai

• Khảo sát mô hình vận hành:
  • mua hàng
  • bán hàng
  • sản xuất
  • kho
  • thu
  • chi
• Rà soát cách phối hợp giữa:
• kế toán
• kho
• mua hàng
• bán hàng
• sản xuất
• giám đốc
• Đánh giá hiện trạng phòng tài chính - kế toán
• Thiết kế bộ khung phòng tài chính - kế toán
• mua
• bán
• sản xuất
• kho
• thu
• chi
• Viết các quy trình chính:
• Xây dựng biểu mẫu chứng từ
• định mức nguyên vật liệu
• hao hụt cho phép
• định mức nhân công nếu cần
• biểu theo dõi định mức và thực tế
• Chuẩn hóa dữ liệu gốc và hệ thống mã
• Thiết kế định mức sản xuất:
• Đào tạo kế toán về hạch toán theo bản chất
• Đào tạo kế toán hiểu luật thuế liên quan đến ghi nhận nghiệp vụ

Đầu ra

• Báo cáo khảo sát hiện trạng
• Bộ khung phòng tài chính - kế toán
• Bộ quy trình chính bản 1
• Bộ biểu mẫu chứng từ bản 1
• Bộ mã dữ liệu chuẩn bản 1
• Bộ định mức sản xuất bản 1
• Tài liệu đào tạo hạch toán

THÁNG 3: KIỂM KÊ ĐẦU KỲ, VÀO SỐ DƯ ĐẦU KỲ, HƯỚNG DẪN GHI NHẬN THEO NGÀY

Mục tiêu

Đưa hệ thống từ giai đoạn thiết kế sang giai đoạn vận hành thật.

Nội dung triển khai

• Kiểm kê đầu kỳ:
  • tiền
  • kho nguyên vật liệu
  • bán thành phẩm nếu có
  • thành phẩm
  • công nợ phải thu
  • công nợ phải trả
• Vào số dư đầu kỳ
• Hướng dẫn quy trình chứng từ, hóa đơn
• Hướng dẫn ghi nhận mọi nghiệp vụ phát sinh theo ngày
• Gắn vận hành thực tế với định mức
• Ghi nhận chênh lệch bước đầu giữa định mức và thực tế
• Hoàn thiện quy trình và chứng từ sau khi chạy thật
• Hướng dẫn đối chiếu ban đầu

Đầu ra

• Biên bản kiểm kê đầu kỳ
• Số dư đầu kỳ
• Bộ quy trình bản 2
• Bộ chứng từ bản 2
• Bảng theo dõi chênh lệch định mức bước đầu
• Danh sách lỗi phát sinh khi chạy thực tế

THÁNG 4: ỔN ĐỊNH GHI NHẬN, ĐỐI CHIẾU, RÀ SOÁT, SỬA SAI

Mục tiêu

Làm cho hệ thống bắt đầu ổn định, giảm lỗi lặp lại, hình thành nề nếp ghi nhận theo ngày và cơ chế đối chiếu định kỳ.

Nội dung triển khai

• Theo dõi việc ghi nhận hàng ngày
• Rà soát lỗi:
  • thiếu chứng từ
  • sai bản chất
  • sai tài khoản
  • sai thời điểm
  • sai mã
  • bỏ sót nghiệp vụ
• Đối chiếu:
• kho với sổ
• công nợ với thực tế
• thu chi với quỹ, ngân hàng
• doanh thu với hóa đơn
• xuất dùng thực tế với định mức
• Xử lý các chênh lệch lớn
• Chỉnh điểm nghẽn của quy trình
• Chuẩn hóa lịch chốt số ngày, tuần, tháng
• Huấn luyện kế toán cách tự rà soát

Đầu ra

• Checklist đối chiếu định kỳ
• Lịch chốt số
• Danh sách lỗi lặp lại
• Bảng đối chiếu định mức và thực tế
• Bộ quy trình bản 3

THÁNG 5: HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ THÀNH VÀ TÍNH LÃI LỖ

Mục tiêu

Chốt phương pháp tính giá thành và logic lãi lỗ phù hợp với doanh nghiệp.

Nội dung triển khai

• Rà soát mô hình giá thành của doanh nghiệp
• Rà soát lại định mức sau quá trình vận hành
• Xác định các yếu tố cấu thành giá thành:
  • nguyên vật liệu trực tiếp
  • nhân công trực tiếp
  • chi phí sản xuất chung
• Xác định nguyên tắc phân bổ
• Xác định cách xử lý:
• dở dang
• hao hụt
• phế phẩm
• chênh lệch bất thường
• Thiết lập bảng tính giá thành
• Thiết lập logic tính lãi lỗ
• Hướng dẫn kế toán hiểu mối liên hệ giữa giá thành, giá vốn và lợi nhuận

Đầu ra

• Định mức sản xuất bản hoàn thiện hơn
• Phương pháp tính giá thành của doanh nghiệp
• Mẫu tính giá thành
• Nguyên tắc phân bổ chi phí
• Mẫu tính lãi lỗ cơ bản

THÁNG 6: THIẾT LẬP NỀN BÁO CÁO, VẬN HÀNH THỬ VÀ KIỂM KÊ CUỐI GIAI ĐOẠN 1

Mục tiêu

Ra bộ báo cáo nền đầu tiên, vận hành thử một chu kỳ số liệu và kiểm kê cuối giai đoạn 1 để chuẩn hóa lại số tồn kho, làm nền sạch bước sang giai đoạn 2.

Nội dung triển khai

• Thiết lập báo cáo nền:
  • doanh thu
  • chi phí
  • kho
  • công nợ
  • giá thành
  • lãi lỗ
  • thu chi hoặc dòng tiền cơ bản
• Vận hành thử một chu kỳ báo cáo
• Kiểm tra mức độ khớp giữa:
• sổ
• chứng từ
• kho
• công nợ
• định mức
• logic sản xuất
• nguyên vật liệu
• bán thành phẩm nếu có
• thành phẩm
• vật tư phụ nếu cần
• Thực hiện kiểm kê cuối giai đoạn 1:
• do ghi nhận
• do quy trình
• do hao hụt
• do sai định mức
• do xuất nhập chưa đủ chứng từ
• Đối chiếu số kiểm kê với số sổ
• Phân tích chênh lệch:
• Thực hiện điều chỉnh cần thiết để chốt lại số tồn kho chuẩn hơn
• Khóa lại số liệu nền cho giai đoạn 2

Đầu ra

• Bộ báo cáo nền bản 1
• Báo cáo thử nghiệm kỳ đầu
• Biên bản kiểm kê cuối giai đoạn 1
• Bảng đối chiếu tồn kho thực tế với sổ
• Danh sách chênh lệch tồn kho và nguyên nhân
• Số tồn kho đã được chuẩn hóa hơn để bước sang giai đoạn 2
• Kế hoạch bước sang giai đoạn 2

GIAI ĐOẠN 2: CHUẨN HÓA BÁO CÁO VÀ CHUYỂN GIAO NĂNG LỰC

THÁNG 7: CHUẨN HÓA CẤU TRÚC BÁO CÁO QUẢN TRỊ

Mục tiêu

Làm rõ doanh nghiệp cần đọc báo cáo gì để điều hành, không làm báo cáo theo kiểu đủ form.

Nội dung triển khai

• Rà soát nhu cầu điều hành của giám đốc
• Chọn bộ báo cáo quản trị trọng yếu:
  • doanh thu
  • biên lợi nhuận
  • giá thành
  • tồn kho
  • công nợ
  • thu chi
  • dòng tiền
  • chi phí theo bộ phận hoặc nhóm khoản mục
• Thiết kế cấu trúc từng báo cáo:
• phần số
• phần so sánh
• phần cảnh báo
• Thiết kế logic báo cáo theo nhu cầu ra quyết định

Đầu ra

• Danh mục bộ báo cáo quản trị chính thức
• Cấu trúc chuẩn cho từng báo cáo
• Danh sách chỉ tiêu giám đốc cần theo dõi hàng tháng

THÁNG 8: CHUẨN HÓA NGUỒN SỐ TRÊN BÁO CÁO

Mục tiêu

Làm cho số trên báo cáo có căn cứ, có nguồn lấy số rõ ràng, hạn chế tình trạng mỗi nơi một số.

Nội dung triển khai

• Xác định nguồn dữ liệu của từng chỉ tiêu báo cáo
• Chuẩn hóa công thức lấy số
• Chuẩn hóa cách đối chiếu giữa:
  • kho
  • bán hàng
  • công nợ
  • kế toán
  • tiền
  • giá thành
• Làm rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong việc cung cấp số
• Bám số tồn kho đã chuẩn hóa ở cuối giai đoạn 1 để làm mốc chuẩn đầu giai đoạn 2

Đầu ra

• Bộ công thức chuẩn cho báo cáo quản trị
• Mốc số tồn kho chuẩn để theo dõi giai đoạn 2

THÁNG 9: LÀM CHO SỔ SÁCH KHỚP HƠN VỚI THỰC TẾ

Mục tiêu

Giảm chênh lệch giữa thực tế vận hành và sổ sách kế toán.

Nội dung triển khai

• Soát lệch kho
• Soát lệch công nợ
• Soát lệch doanh thu
• Soát lệch chi phí
• Soát lệch giá thành
• Soát lệch thu chi, ngân hàng, quỹ
• Phân loại nguyên nhân chênh lệch:
  • do nghiệp vụ
  • do chứng từ
  • do phối hợp
  • do hạch toán
  • do quy trình
• Chuẩn hóa cách xử lý các chênh lệch lặp lại

Đầu ra

• Danh sách chênh lệch trọng yếu
• Cơ chế xử lý sai lệch
• Quy trình kiểm tra chéo trước khi chốt tháng

THÁNG 10: HƯỚNG DẪN GIÁM ĐỐC ĐỌC BÁO CÁO

Mục tiêu

Giúp giám đốc không chỉ nhìn số mà biết hỏi đúng và dùng số để ra quyết định.

Nội dung triển khai

• Hướng dẫn giám đốc đọc:
  • báo cáo doanh thu
  • báo cáo chi phí
  • báo cáo giá thành
  • báo cáo lãi lỗ
  • báo cáo tồn kho
  • báo cáo công nợ
  • báo cáo dòng tiền
• Hướng dẫn giám đốc phân biệt:
• lãi và tiền
• tăng doanh thu và tăng lợi nhuận
• tồn kho an toàn và tồn kho đọng
• công nợ bình thường và công nợ rủi ro
• Xây bộ câu hỏi giám đốc phải hỏi mỗi khi xem báo cáo

Đầu ra

• Bộ tài liệu “Giám đốc đọc báo cáo thế nào”

THÁNG 11: CHUYỂN GIAO KỸ NĂNG LẬP BÁO CÁO VÀ PHÂN TÍCH BÁO CÁO CHO KẾ TOÁN

Mục tiêu

Giúp kế toán không chỉ ghi nhận số mà còn biết lập báo cáo, phân tích và giải thích số.

Nội dung triển khai

• Hướng dẫn kế toán lập báo cáo quản trị định kỳ
• Hướng dẫn phân tích:
  • biến động doanh thu
  • biến động chi phí
  • biến động giá thành
  • tồn kho bất thường
  • công nợ rủi ro
  • dòng tiền
• Hướng dẫn cách trình bày báo cáo với giám đốc
• Hướng dẫn cách nêu cảnh báo sớm

Đầu ra

• Mẫu báo cáo quản trị hoàn chỉnh
• Bộ khung phân tích chuẩn cho kế toán

THÁNG 12: CHỐT, ĐÁNH GIÁ, NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO

Mục tiêu

Chốt lại toàn bộ hệ thống, kiểm tra mức độ làm chủ của đội ngũ và bàn giao để doanh nghiệp tự vận hành.

Nội dung triển khai

• Rà soát lại toàn bộ quy trình
• Rà soát lại toàn bộ bộ báo cáo
• Kiểm tra mức độ chủ động của kế toán
• Kiểm tra mức độ sử dụng báo cáo của giám đốc
• Chốt lại các biểu mẫu, checklist, báo cáo
• Xây hướng duy trì sau chương trình

Đầu ra

• Bộ quy trình hoàn chỉnh
• Bộ báo cáo quản trị hoàn chỉnh
• Bộ checklist chốt tháng và đối chiếu tháng
• Bộ tài liệu đào tạo nội bộ
• Báo cáo đánh giá trước và sau triển khai
• Kế hoạch duy trì sau 12 tháng

 Đầu ra tổng thể sau 12 tháng

Sau 12 tháng, doanh nghiệp cần có:

• Bộ khung phòng tài chính - kế toán rõ ràng
• Bộ quy trình chính đi vào thực tế
• Bộ chứng từ và hệ thống mã chuẩn
• Bộ định mức sản xuất
• Cơ chế ghi nhận theo ngày
• Cơ chế đối chiếu và chốt số định kỳ
• Phương pháp tính giá thành phù hợp
• Bộ báo cáo nền
• Bộ báo cáo quản trị
• Số liệu bám sát thực tế hơn
• Giám đốc biết đọc và dùng báo cáo
• Kế toán biết lập, phân tích và giải thích báo cáo

LƯU Ý: GÓI NÀY CHƯA CÓ DỊCH VỤ LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH VÀ XÂY DỰNG CƠ CHẾ LƯƠNG KHOÁN